Przez informatyzację rozumie się na ogół proces wprowadzania do instytucji publicznych i firm technik informatycznych. Dawniej oznaczało to zakup komputerów, dziś to znacznie szersze przedsięwzięcie technologiczne, ale też – co ważniejsze – organizacyjne. Jednocześnie informatyzacja przestała być jedynie procesem ułatwiającym pracę wewnątrz instytucji. Jest ona nieodłącznie związana z pojęciami takimi właśnie jak społeczeństwo informacyjne.
Społeczeństwo to pojęcie bardzo ogólne i silnie związane ze zjawiskami socjologicznymi, kulturowymi, ekonomicznymi. Dlatego budowa społeczeństwa informacyjnego jest tylko częściowo związana z technologią, a więc jest procesem niezwykle trudnym, o czym wie większość obywateli. Niestety, te atrybuty dziedziczy również informatyzacja i głównie dlatego, a nie ze względów technologicznych, jej wdrażanie pozostawia wiele do życzenia.
Duże i publiczne projekty są trudniejsze
Informatyzacja jest na ogół łatwiejsza do przeprowadzenia w przedsiębiorstwach niż w instytucjach o charakterze publicznym. Jedna zasada jest jednak wspólna – im większy projekt informatyczny, tym trudniej go zrealizować. Jest wiele przykładów przedsięwzięć, a nawet firm, które upadły pod ciężarem wdrożenia dużego systemu. Takie wdrożenie często wymaga wielu lat pracy; im dłuższy jest to okres, tym więcej pojawia się zagrożeń.
Dla społeczeństwa istotniejsza wydaje się informatyzacja właśnie tam, gdzie jest ona trudniejsza, czyli w administracji publicznej. Dodatkowo w pewnym (dość dużym) zakresie dotyczy ona administracji centralnej, a tu występują praktycznie same wielkie projekty. Niestety, nie da się całego procesu zdecentralizować – istnieje wiele zagadnień, które muszą być zarządzane i realizowane na poziomie całego państwa. Co gorsza, od realizacji systemów na tym szczeblu często zależy możliwość sensownych, tzn. zintegrowanych i spójnych rozwiązań informatycznych na poziomie lokalnym. I słabą pociechą jest, że problemy te dotyczą także bardzo zaawansowanych technologicznie krajów (szczególnie tych większych; np. województwo pomorskie liczy o ponad połowę więcej ludności niż Estonia, która z powodzeniem wdraża nowoczesne rozwiązania).
Problem tkwi w specyfice funkcjonowania administracji
Lista przyczyn, dla których informatyzacja na szczeblu centralnym postępuje powolnie, jest długa. Część z nich jest związana z samą specyfiką administracji. Politycy często nie mają dostatecznej wiedzy o problemach wdrażania systemów informatycznych; nierzadko nie zdają sobie sprawy ze skali procesów z tym związanych. Poszczególne resorty z trudem dostrzegają korzyści z rezygnacji z posiadania własnych, dużych systemów baz danych oraz sieci telekomunikacyjnych oraz możliwości, jakie dałaby współpraca między resortami. Departamenty związane z informatyką mają problemy z pozyskaniem dobrych pracowników. Ambicje dyrektorów, przy częstym braku doświadczenia w zakresie wdrożeń dużych systemów, też nie pomagają w realistycznym planowaniu. Powoduje to także kłopoty podczas rozstrzygania przetargów publicznych, ułatwiając ich oprotestowanie. Zmiany na kierowniczych stanowiskach w poszczególnych instytucjach często powodują zmiany kierowników projektów, a to w naturalny sposób generuje dodatkowe problemy i opóźnienia. Procesy legislacyjne odbywają się bez konsultacji z analitykami systemów informatycznych i błędy zostają wykryte dopiero przy próbie opisu procedur niezbędnych do zaprojektowania oprogramowania. Co gorsza, w trakcie tworzenia systemu często prawo ulega zmianie. W skrajnych przypadkach informatycy muszą wyobrażać sobie, jaki będzie kształt przyszłych ustaw i rozporządzeń. Wyobraźnia na ogół nie pokrywa się z rzeczywistością, a efekty są łatwe do przewidzenia.
Konflikt na linii wykonawca – administracja publiczna
Druga grupa przyczyn związana jest ze specyfiką otoczenia biznesowego. Nikt w firmie nie może zabronić handlowcowi oprotestowania przegranego przetargu – mogłoby to być działaniem na szkodę spółki. Tak więc przetargi jeden po drugim zostają unieważniane i tylko w statystykach przychodów sektora dotyczących udziału administracji publicznej nie są realizowane kolejne prognozy.
Co jednak się dzieje, gdy przetarg zostanie rozstrzygnięty? Zwycięzca prawdopodobnie określał własne koszty w sposób optymistyczny (cena miała kolosalne znaczenie przy ocenie oferentów). Harmonogramy dopasowano do oczekiwań zamawiającego, który chce otrzymać produkt najwyższej klasy. Termin realizacji został przez kogoś innego ustalony (i przy założeniu rozpoczęcia prac kilka miesięcy lub lat wcześniej niż w rzeczywistości). Nie ma czasu i pieniędzy na żmudne dociekania, czego przyszły użytkownik oczekuje i czego potrzebuje. W rezultacie powstaje konflikt pomiędzy wykonawcą i zleceniodawcą, projekt ulega opóźnieniu, wykonawca ponosi dodatkowe koszty, a zleceniodawca stwierdza, że to, co otrzymuje, różni się zdecydowanie od tego, co chciałby otrzymać. Ponieważ wszyscy są niezadowoleni, pojawia się oczywiście zarzut, że koszty były zbyt duże, niefrasobliwie wydano pieniądze podatników i tak dalej, i tak dalej.
Fundusze już są, ale czy potrafimy je wykorzystać?
Dotychczas problemem był brak funduszy na informatyzację i tym można było usprawiedliwiać niepowodzenia. Od chwili pojawienia się funduszy strukturalnych sytuacja uległa zmianie.
- W Programie Operacyjnym „Innowacyjna Gospodarka” dysponujemy ponad 2 miliardami euro (Priorytet 2 – Infrastruktura informatyczna nauki, Priorytet 7 – Społeczeństwo informacyjne – budowa elektronicznej gospodarki, Priorytet 8 – Społeczeństwo informacyjne – zwiększenie innowacyjności gospodarki).
- W 16 Regionalnych Programach Operacyjnych kwota przeznaczona na podobne cele jest trudna do oszacowania, ale rzędu kilkuset milionów euro.
- W Programie Operacyjnym „Rozwój Polski Wschodniej” w Priorytecie Infrastruktura społeczeństwa informacyjnego mamy projekt kluczowy „Sieć szerokopasmowa Polski Wschodniej” o wartości ponad miliarda zł.
Razem jest ponad 10 miliardów zł do wydania w ciągu około siedmiu lat (do 2015 r.). A jak wyglądają doświadczenia z lat ubiegłych?
W ramach perspektywy 2004-2006 w programie dotyczącym informatyzacji administracji publicznej (SPO WKP działanie 1.5) planowano wydatkowanie około 600 milionów zł. W trakcie realizacji ograniczono tę kwotę do około połowy. Instytucje nie były w stanie zrealizować projektów w przewidzianym terminie (praktycznie w ciągu ponad trzech lat – do 2008 r.) i aby nie stracić funduszy UE, trzeba było przesunąć zaplanowane kwoty do innych działań. W kolejnych latach, uwzględniając dodatkowe kwoty, jakie były wykorzystane na cele społeczeństwa informacyjnego (i informatyzacji) w ramach funduszy regionalnych, średnio rocznie będziemy musieli wydawać na te cele ponad siedmiokrotnie więcej niż dotychczas. Pytanie, czy potrafimy to zrobić, jest całkowicie zasadne. A recepta na leczenie pacjenta, czyli co zrobić, aby to było możliwe, jest konieczna. Trudność polega na tym, że to schorzenie wymaga współpracy wielu specjalistów i koordynacji ich wysiłków. Niektóre z potrzebnych kuracji postaram się wymienić.
Recepta na sukces
Należy uświadamiać politykom wagę problemu. Bez potraktowania zagadnień związanych ze społeczeństwem informacyjnym w sposób wyjątkowy nic z tego nie będzie. Najlepsze plany informatyzacji państwa i strategie nie zmienią rzeczywistości. Obecnie mamy do czynienia z sytuacją typu epidemia lub klęska żywiołowa i trzeba zastosować adekwatne środki. Przede wszystkim należy zrezygnować z nadrzędności zasad typu „wszyscy mamy takie same żołądki” – informatycy są potrzebni w przemyśle, a dobrzy fachowcy nie będą pracować za wynagrodzenie urzędnicze.
Ustawa o zamówieniach publicznych nie nadaje się do stosowania w przetargach dotyczących systemów informatycznych. Urzędnicy, dziennikarze, politycy powinni się dowiedzieć, że to nie cena decyduje o powodzeniu projektu. Firmy muszą zrezygnować z walki za pomocą absurdalnych cen i terminów i uświadomić sobie, że wdrożenie systemu wymagać będzie dużego wysiłku i bardzo ścisłej współpracy z trudnym, często nieprzygotowanym przyszłym użytkownikiem.
Prawo budowlane i inne regulacje nie powinny uniemożliwiać budowy infrastruktury telekomunikacyjnej, co dobitnie artykułuje Urząd Komunikacji Elektronicznej.