W XXI wieku Internet stał się jednym z podstawowych narzędzi pracy, rozrywki, nauki i rozwoju, dopełniając szeroką gamę możliwości, jakie dają nam komputery. Coraz więcej spraw staje się możliwych do załatwienia dosłownie za jednym kliknięciem w klawisz komputera, innych zaś nie możemy już sobie wyobrazić bez edytora tekstu bądź wyszukiwarki.
Po komunikatorach, bankowości elektronicznej, telewizji internetowej czy studiach on-line ogólnoświatowa sieć zyskuje kolejnych dostawców usług masowych. Stają się nimi, choć powoli, nie bez oporu i dodatkowych procedur, coraz to nowe urzędy, instytucje, rejestry i ewidencje. Coś, co jeszcze kilka lat temu wymagało wielogodzinnego stania w kolejkach, dzisiaj zależy w praktyce tylko od przepustowości łącza internetowego.
Przyjazność urzędów jednakże – jak to było zawsze – zależy nie tylko od urzędników, ale i od petentów. Nie inaczej jest w przypadku elektronicznych procedur urzędowych. Dlatego w niniejszym artykule pragnę przedstawić istniejące obecnie w pomorskich urzędach i instytucjach e-procedury, licząc, że ich spopularyzowanie zachęci do porzucenia kolejek, kas i okienek na rzecz stron internetowych, aktywnych formularzy i wygody.
Urząd Miasta.pl
Strony internetowe urzędów miejskich, gminnych oraz starostw powiatowych już dawno przestały ograniczać się do tele-adresowej wizytówki danego urzędu. Obecnie na stronach tych odnajdziemy przynajmniej szczegółowe informacje o poszczególnych procedurach urzędowych, przetargach, zamówieniach publicznych, prawie lokalnym itp.
Niektóre strony oferują także listy mailingowe ofert pracy (np. Urząd Miasta Gdyni), newsletter lokalnych wiadomości i komunikatów (np. Urząd Miejski w Gdańsku, Urząd Miejski w Kwidzynie), bazy przedsiębiorców wpisanych do ewidencji działalności gospodarczej prowadzonej przez gminy (np. Urząd Miejski w Gdańsku, Urząd Miasta Gdyni), forum (np. Urząd Miasta Kościerzyny), kanały RSS [1] (np. Urząd Miejski w Starogardzie Gdańskim).
Na szczególną uwagę zasługuje strona internetowa gdańskiego magistratu, poprzez którą możemy:
- złożyć wnioski w takich sprawach jak: akta stanu cywilnego, dowód osobisty, działalność gospodarcza, meldunki, rejestracja pojazdów, prawo jazdy itp.,
- przeglądać rejestr pism – dający możliwość sprawdzenia za pośrednictwem Internetu statusu pism składanych do urzędu,
- wyszukać przedsiębiorców zarejestrowanych w ewidencji działalności gospodarczej.
Należy również wspomnieć o realizowanym przez Samorząd Województwa Pomorskiego projekcie „Wdrożenie obiegu dokumentów oraz podpisu elektronicznego w administracji województwa pomorskiego”. Projekt realizowany jest w ramach Zintegrowanego Planu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego 2004-2006. Jego realizacja ma natomiast na celu wzmocnienie konkurencyjności Województwa Pomorskiego przez zastosowanie nowoczesnych technik informatycznych i teleinformatycznych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Pomorskiego, prowadzących do rozwoju infrastruktury społeczeństwa informacyjnego, a przez to do wzrostu efektywności funkcjonowania samorządu. Planowanymi rezultatami inwestycji będą m.in.:
- skrócenie czasu i ułatwienie dostępu do informacji i dokumentów,
- ułatwienie klientom urzędu załatwiania ich spraw,
- możliwość składania wniosków w formie elektronicznej oraz kontroli stanu realizacji spraw przez klientów urzędu poprzez Internet, a także możliwość udzielania odpowiedzi na prowadzone sprawy w formie elektronicznej,
- ułatwienie dostępu do portalu internetowego urzędu poprzez instalację na terenie urzędu publicznych punktów dostępu do Internetu (tzw. PIAP-ów oraz Hot-spotów, radiowych punktów dostępowych) [2] .
Cyfrowy Urząd
Kolejnym internetowym przedsięwzięciem w naszym regionie jest powstający na łamach portalu Wrota Pomorza (www.wrotapomorza.pl) Cyfrowy Urząd. Po zarejestrowaniu się w systemie zyskujemy dostęp do kilkudziesięciu obecnie procedur urzędowych m.in. w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Pomorskiego, Terenowym Banku Danych, Starostwie Powiatowym w Człuchowie, urzędach gmin. Docelowo strona ma objąć jak najwięcej urzędów i instytucji naszego województwa.
Niestety, podobnie jak w większości innych przypadków, cyfrowy urząd daje możliwość nadania sprawie biegu, niemniej przed jej zakończeniem i tak niezbędna będzie wizyta w urzędzie i przedłożenie odpowiednich dokumentów [3].
Sądy i urzędy
Korzystając jedynie z przeglądarki internetowej, możemy obecnie sprawdzać zawartość Krajowego Rejestru Sądowego, w którym zarejestrowanych jest kilkaset tysięcy podmiotów z całego kraju. Nie ruszając się zza biurka, możemy także sprawdzić termin naszej rozprawy w sądzie (Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ) bądź pobrać formularze wniosków czy wzory pism procesowych. Natomiast posiadając podpis elektroniczny [4] , możemy ponadto:
- składać i przesyłać drogą elektroniczną wnioski, załączniki i dokumenty do sądów rejestrowych lub Centralnej Informacji KRS,
- odbierać korespondencję z sądów i Centralnej Informacji KRS,
- składać deklaracje podatkowe drogą elektroniczną,
- przesyłać dokumenty do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Na stronach wskazanych instytucji odnajdziemy również formularze tradycyjnych wniosków do pobrania, opis procedur, niezbędne akty prawne i informacje. Polecam zwłaszcza odwiedzenie następujących stron internetowych:
- http://www.ms.gov.pl/krs/krs.php,
- http://www.e-deklaracje.gov.pl,
- http://www.e-inspektorat.zus.pl,
- http://www.platnik.info.pl.
Za wady procedur on-line uznać zaś można brak ich kompleksowości, niezbędność dostarczania części dokumentów w tradycyjnej postaci oraz wciąż duży koszt certyfikowanych podpisów elektronicznych.
Podpis elektroniczny
Na koniec krótkiego omówienia wymaga przywoływany wcześniej podpis elektroniczny. Jak już wiemy, warunki i skutki prawne jego stosowania, zasady świadczenia usług certyfikacyjnych oraz nadzoru nad podmiotami świadczącymi te usługi określone zostały w ustawie z 18 września 2001 roku o podpisie elektronicznym.
Zgodnie z ww. ustawą podpisem elektronicznym są dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis [5]. Natomiast bezpiecznym podpisem elektronicznym jest podpis, który:
- jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
- jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,
- jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna [6].
Prócz „zwykłego” podpisu elektronicznego, którym jest np. podpis pod listem e-mail bądź dokumentem elektronicznym, oraz bezpiecznego podpisu elektronicznego istnieje jeszcze podpis elektroniczny znakowany czasem. Ten ostatni potwierdza chwilę złożenia podpisu, zapisując ją w dołączonych do niego danych.
Pierwszy rodzaj podpisu elektronicznego nie wywołuje żadnych skutków prawnych. Bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest równoważny z podpisem złożonym w formie pisemnej [7]. Wywołuje zatem takie same skutki jak podpis złożony pod tradycyjnym dokumentem. Natomiast dokument zaopatrzony w bezpieczny podpis elektroniczny znakowany czasem zyskuje przymiot urzędowego poświadczenia daty, które wymagane jest dla niektórych czynności prawnych [8].
Bezpieczny podpis elektroniczny, aby mógł pełnić swoją funkcję, musi być weryfikowany za pomocą kwalifikowanego certyfikatu wydanego przez podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, spełniający wymagania określone w ustawie [9]. Certyfikaty wystawiane są przez uprawnione do tego centra certyfikacji. Rejestr kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne prowadzony jest przez Narodowe Centrum Certyfikacji.
Sam kwalifikowany certyfikat bezpiecznego podpisu elektronicznego to nie wszystko. Oprócz niego e-administracja i e-podpis w praktyce niezbędny jest jeszcze zakup nośnika tegoż podpisu (tzw. karty kryptograficznej) oraz urządzenia umożliwiającego składanie podpisu umieszczonego na karcie (tzw. czytnik kart). Certyfikat wydawany jest na okres 1-2 lat i po tym czasie wymaga odnowienia.
Koszt certyfikatu wraz z kartą wynosi kilkaset złotych, czytnik kart wraz z oprogramowaniem to kolejne kilkaset złotych. W zależności od rodzaju sprzętu oraz ważności certyfikatu koszt zakupu zestawu umożliwiającego składanie bezpiecznych podpisów elektronicznych rozpoczyna się już od około 400 zł [10].
e-przyszłość
Możemy mieć nadzieję, że w ciągu najbliższych lat Internet całkowicie zastąpi osobiste wizyty w urzędach, a podpisy elektroniczne będą równie powszechne jak długopisy. Do tego czasu musimy zadowolić się niewątpliwymi usprawnieniami, jakie do polskiej administracji wprowadziły elektroniczne procedury, mając nadzieje, że efekty i tempo dalszych zmian nie będą tylko „wirtualne”.
Kompleksowość procedury internetowej może bowiem skutecznie wcielić w życie np. zapowiadaną procedurę „jednego okienka” przy rejestracji działalności gospodarczej – z tą różnicą, że nie będzie nim okienko w urzędzie, lecz okno interaktywnego formularza internetowego w naszej przeglądarce. Aby to się stało, niezbędne będzie wprowadzenie niezawodnego systemu elektronicznego obiegu dokumentów oraz obniżenie kosztów związanych z uzyskaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego.
A za kilka lat, gdy urzędy będą już w pełni internetowo przyjazne, pamiętajmy, że nie wszystko w życiu nadaje się do załatwienia tą drogą – niektóre rzeczy nie występują bowiem w wersji elektronicznej.
Przypisy:
1 Really Simple Syndication to format przekazywania nagłówków wiadomości pomiędzy serwisem internetowym a przeglądarką bądź czytnikiem kanałów RSS. Dzięki tej funkcji możemy czytać nagłówki wiadomości bez wchodzenia na daną stronę internetową, wyświetlają się one w odrębnej zakładce przeglądarki bądź w czytniku.
2 Informacje ze strony internetowej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego, http://www.woj-pomorskie.pl/Pages/ Lang/pl/Article/wazne,e-obieg.html.
3 Więcej informacji na stronie: https://www.wrotapomorza.pl/pl/cu.
4 Bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu, zgodnie z ustawą z 18 września 2001 roku o podpisie elektronicznym, Dz.U. z 2001 nr 130, poz. 1450, opisany niżej.
5 Art. 3 pkt 1 ustawy.
6 Art. 3 pkt 2 ustawy.
7 Art. 78 § 2 k.c.
8 Art. 81 k.c.
9 Art. 3 pkt 12 ustawy.
10 Więcej informacji na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji (http://www.centrast.pl) oraz na stronach firm wpisanych do rejestru podmiotów kwalifikowanych.