Z Markiem Pankiem, Tomaszem Stynem, Arkadiuszem Szczygłem ze Starostwa Powiatowego w Wejherowie rozmawia Leszek Szmidtke, dziennikarz PPG i Radia Gdańsk.
Leszek Szmidtke: Zbliża się termin zakończenia projektu "e-powiat", czyli elektronicznego dostępu do urzędów dla mieszkańców powiatu wejherowskiego. Ile trzeba czasu, by tego typu projekt został wdrożony?
Marek Panek: W 2004 roku wspólnie z gminami naszego powiatu doszliśmy do wniosku, że musimy stworzyć wspólny system elektronicznej wymiany dokumentów. Nasi mieszkańcy często muszą jechać do starostwa kilkadziesiąt kilometrów i jest to całodzienna wyprawa. Dlatego podpisaliśmy wstępną deklarację, uzgodniliśmy zasady współfinansowania i rozpoczęliśmy przygotowania. Główny ciężar wziął na siebie zarząd wejherowskiego powiatu, także stronę finansową. Jednak jeszcze w 2004 roku potrzeba wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów, i to między różnymi samorządami różnych szczebli, nie była oczywista.
M.P.: Konieczność usprawnienia obsługi mieszkańców miast i gmin naszego powiatu była oczywista. Nie wymagało to specjalnych zabiegów i namawiania samorządowców. Również w urzędach piętrzyły się dokumenty. Nie było innego wyjścia jak przejść na elektroniczne przesyłanie informacji oraz dokumentów.
Informatyka to dziedzina, w której zmiany zachodzą bardzo szybko. Czy założenia z 2004 są aktualne?
Tomasz Styn: Najważniejsze założenie, czyli powstanie wspólnego dla wszystkich partnerów elektronicznego obiegu dokumentów, zostało zrealizowane. Drugim założeniem był wspólny portal, na którym będzie można się dowiedzieć, jak sprawę załatwić, na jakim etapie rozpatrywania jest wniosek danego obywatela. Taki portal właśnie powstaje.
Według pierwotnych założeń w urzędach miały stanąć infomaty. Czy w budynku starostwa znajdę taki internetowy kiosk?
T.S.: Tak, jest już zainstalowany. W projekcie założyliśmy, że stanie 13 takich infomatów, w każdym z urzędów. Dzisiaj znajdują się nie tylko w naszym budynku, ale też w urzędach miast i gmin. Wszystkie już działają.
A jakie sprawy dzięki nim można załatwić?
T.S.: Infomaty to zwykłe komputery podłączone do Internetu. Żeby nie stały się kawiarenkami internetowymi, można stąd wejść tylko na strony miast, gmin, powiatu, no i oczywiście na portal. Oprócz tego dostępne są: Biuletyny Informacji Publicznej, inne strony związane z administracją, przedsiębiorczością. Można też dzięki infomatom poszukać pracy, a także drogą elektroniczną ściągać wnioski do spraw, które chce się w danym urzędzie załatwić. Na coś więcej musimy jeszcze poczekać. Niestety, barierą jest niedostępność podpisu elektronicznego. Niby od pewnego czasu można już taki podpis kwalifikowany dostać, ale jest on zbyt drogi, by stał się powszechny. Innym problemem jest brak niektórych formularzy w formie elektronicznej, gdyż wnioski mogą być składane tylko na specjalnych papierowych drukach.
Czyli strona techniczna została już przygotowana, ale póki co nie jest wykorzystana?
T.S.: Jesteśmy przygotowani do wielu rzeczy, natomiast przepisy prawne nie nadążają za rozwojem techniki. Pewnych spraw nie możemy przeskoczyć.
Wewnętrzny obieg dokumentów też czeka na zmianę prawa, na jakieś zmiany organizacyjne?
T.S.: Elektroniczny obieg dokumentów w każdym z urzędów już funkcjonuje. Papierowe dokumenty są skanowane i wprowadzane do pamięci komputerów. Ich dalszy obieg odbywa się w postaci elektronicznej.
Czy mieszkaniec powiatu wejherowskiego może śledzić na swoim komputerze, jak załatwiane są jego sprawy?
T.S.: Właśnie kończymy tworzyć ten element projektu i dosłownie lada dzień będzie to już możliwe. Portal jest obecnie testowany. Musimy wszystko dokładnie sprawdzić, żeby później nie było problemów. Nanosimy poprawki i całość będzie dostępna, kiedy wszystko sprawdzimy i upewnimy się, że działa, jak należy. Można natomiast już zakładać konta.
Czy projekt przewidywał budowę własnej sieci?
T.S.: Nie, korzystamy z sieci istniejących. Czasami trzeba było okablować jakiś urząd, ale to sporadyczne wypadki. Natomiast w łączności między urzędami to oczywiście Internet jest podstawą.
Czy ten system, który stworzyliście, jest już docelowym rozwiązaniem?
T.S.: Poszliśmy nawet dalej, gdyż początkowo zakładaliśmy, że nasi mieszkańcy będą załatwiać swoje sprawy, wykorzystując kwalifikowany, bezpieczny podpis elektroniczny. Ponieważ jednak niewiele osób się na to decyduje i nic nie wskazuje, by w najbliższym czasie nastąpił przełom, zbudowaliśmy serwer do własnych certyfikatów. Będzie to niekwalifikowany podpis elektroniczny, służący naszym mieszkańcom tylko do załatwiania spraw w naszych urzędach. Kończymy już prace, zaczynamy testy i niedługo będzie możliwe pierwsze załatwianie spraw urzędowych. Ten niekwalifikowany podpis będzie dostępny za darmo lub za niewielką opłatą, powiedzmy w wysokości kosztu nośnika.
Kto będzie najczęściej wykorzystywał możliwości elektronicznego załatwienia spraw w urzędach miejskich, gminnych i w starostwie?
T.S.: Trudno powiedzieć, ale na pewno będą korzystali z tych systemów stali bywalcy urzędów, czyli na przykład geodeci. Nasz wydział geodezji jest informatycznie bardzo zaawansowany i spodziewam się, że znacznie poprawi się przepływ informacji oraz usprawni obsługa.
Jak wyglądało finansowanie projektu o tak dużej liczbie partnerów?
Arkadiusz Szczygieł: Cały projekt "e-powiat" kosztuje prawie 3 miliony złotych, z tego 75%, czyli 2 miliony 200 tysięcy, zostało sfinansowane ze środków unijnych. To ogromna pomoc i bez niej nie bylibyśmy w stanie zrealizować takiego zamierzenia. Oczywiście musieliśmy najpierw wyłożyć pieniądze, teraz dostajemy je w ratach. Ponad połowa środków została już zrefundowana. Ostatni wniosek o płatność będziemy składać lada dzień i spodziewamy się, że od strony finansowej całość zamkniemy za 2-3 miesiące. Oczywiście na koniec projekt i jego realizacja zostaną szczegółowo skontrolowane.
Samorządy, w tym powiat wejherowski, mają już doświadczenia w zdobywaniu, a także rozliczaniu pieniędzy unijnych na różne projekty. Czy "e-powiat", jego rozliczenie, odbiega od pewnego schematu?
A.S.: W zasadzie nie. Procedury są wszędzie bardzo podobne. Najtrudniejszą częścią projektu była właściwa specyfikacja zamówienia - by to, co kupujemy, było dopasowane do tego, co chcemy stworzyć i spełniało swoje zadania.
Czy w latach 2007-2013 ten projekt będzie jakoś uzupełniany lub rozwijany?
A.S.: ZPORR miał charakter pilotażowy w wielu dziedzinach i projekty takie jak "e-powiat" nie miały zazwyczaj dużej wartości. Teraz, w nowym okresie programowania, władze wojewódzkie stawiają na większe przedsięwzięcia. W zasadzie będzie to jeden duży projekt, który dotyczy zbudowania sieci światłowodowej w południowo-zachodnich powiatach.
Czyli raczej nie będzie miejsca na takie projekty jak "e-powiat"?
A.S.: W pewnym sensie już rozwiązaliśmy nasze problemy. Urzędy są zinformatyzowane, tworzymy portal, jest dostęp do Internetu. Apetyty są większe, ale wiemy, że już nie ma co liczyć na unijne pieniądze na rozwijanie tego lub podobnych projektów. "e-powiat" nie jest jedynym projektem informatycznym realizowanym w Wejherowie i okolicznych gminach.
M.P.: Powiat wejherowski rzeczywiście uczestniczy w jeszcze jednym projekcie, dotyczy on zarządzania kryzysowego, koordynacji wszystkich służb ratowniczych. Podobnie jak w poprzednim wypadku, zaangażowane są w to wszystkie samorządy naszego powiatu, a jego wartość to prawie 2,5 miliona złotych.
W powiecie puckim jest realizowany projekt podobny do waszego. Ale czy oba systemy będą współpracować? Czy będzie można swobodnie wymieniać dokumenty?
T.S.: Tworząc nasz projekt, założyliśmy, że będzie on się rozwijał, a portal nie będzie służył wyłącznie urzędom. Nie ma przeszkód, aby mogły z niego korzystać także inne instytucje publiczne na terenie powiatu wejherowskiego, a nawet z sąsiednich powiatów. Zastosowane rozwiązania są skalowalne i jeżeli zajdzie taka potrzeba, możemy je powiększyć. Nasze działania mogą objąć nawet całe województwo.
Nie obawia się pan, że różne projekty realizowane według programu regionalnego z lat 2004- 2006 nie będą chciały współpracować albo że pojawią się różne trudności?
T.S.: Oczywiście jest takie ryzyko, ale zostały już opracowane zasady takiej współpracy, standardy wymiany informacji między różnymi systemami informatycznymi stosowanymi w różnych szczeblach administracji publicznej. Wydaje mi się, że w miarę upływu czasu będzie coraz mniej problemów.
Dziękuję za rozmowę.
